Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию. Как вести документооборот в бухгалтерии им
ФКС-1Я
Федорова А. А.
Национальный институт
им. Екатерины Великой
Факультет:
Экономики и менеджмента
Контрольная работа
По бухгалтерскому учету
«1. Организация документооборота.
2. Документы как источник финансовой информации.»
Организация документооборота
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и
содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.
Документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, равно как и документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.
Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).
Организацией документооборота занимается главный бухгалтер фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необходимые формы отчетности.
Соблюдение этих условий способствует более четкой организации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.
Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. Например, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бухгалтер расписывается в их приеме в кассовой книге.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.
Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений в использовании:
♦ на производственные нужды;
♦ на непроизводственные цели (непромышленным производствам и хозяйствам и пр.);
♦ продажи на сторону и т. п.
Цель группировки — подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
Контировка — указание в первичном документе бухгалтерской записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.
Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).
Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:
— системы управления базами данных. Основное их достоинство — обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;
— системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.
Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.
Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв — системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством.
Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема
передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).
В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.
Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.
По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация также обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Предельный срок хранения документов определен для расчетов по оплате труда как списочного, так и несписочного состава (лицевые счета, расчетные ведомости).
Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительные процедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенных хозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них является то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. При передаче документов в архив составляется справка.
Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации.
Представитель органа, по распоряжению которого изымаются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну.
Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.
Документы как источник финансовой информации
Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.
Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом:
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.
Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.
Первичные учетные документы являются основой для составления сводных учетных документов.
Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.
Документ (лат. docuraentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) — письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система — это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.
Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum — нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.
Реквизиты подразделяются па признанные и содержательные.
Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:
— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);
— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);
— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);
— накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);
— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
— акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4);
— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);
— акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);
— инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);
— инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 а);
— инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);
— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);
— акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);
— акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16). Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:
♦ наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов и т. п.);
♦ дата составления (дата, месяц, год);
♦ наименование организации, от имени которой составлен документ;
♦ единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении);
♦ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
♦ личные подписи указанных лиц.
Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.
Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка.
Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.
Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:
♦ наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
♦ номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;
♦ вид платежа;
♦ наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
♦ наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
♦ наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
♦ наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
♦ назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в против-ном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;
♦ сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;
♦ очередность платежа;
♦ вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;
♦ подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);
♦ на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.
В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:
♦ зональной;
♦ анкетной;
♦ табельной;
♦ комбинированной.
Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.
Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).
Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.
Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.
Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение... листов, дата... 2004 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).
Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.
Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.
Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.
Список использованной литературы
1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета Ростов н/Д 2004
2. Белов А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика М. 2004
3. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета М. 2004
4. Никитин В.М. Теория бухгалтерского учета М. 2002
Система компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, развитие их нормативно-правового регулирования, направленного на рационализацию документооборота между субъектами хозяйствования и контролирующими органами, обусловливает организацию электронного документооборота.
Рассмотрим особенности его формирования и принципы функционирования.
Электронный документооборот как следствие развития информационно-телекоммуникационных технологий постепенно находит применение в работе бухгалтерских служб. Сфера его использования постоянно расширяется. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронный документооборот включает в себя документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный документооборот используется при представлении налоговой и бухгалтерской (финансовой) отчетности, в системах "Клиент – Банк", при передаче данных в государственные внебюджетные фонды по обязательным социальным платежам, а также во взаимоотношениях с контрагентами. Развитию электронного документооборота способствует выполнение требований органов исполнительной власти.
Так, с принятием Федерального закона от 28.06.2013 N 134-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям" с 2014 г. декларации по налогу на добавленную стоимость () должны представляться только в электронном виде. В Основных направлениях налоговой политики Российской Федерации на 2013 г. и на плановый период 2014 и 2015 гг. в целях совершенствования налогового администрирования поставлена задача организации электронного документооборота между налогоплательщиками и налоговыми органами.
Кроме того, в электронном виде планируется представление первичных учетных документов, необходимых для налоговых проверок, что будет способствовать выполнению решений о сокращении выездных налоговых проверок организаций. В таком случае налоговым органом в адрес налогоплательщика направляется через специализированного оператора связи требование о представлении соответствующих документов. Налогоплательщик, подготовив документы, составив их опись и подписав электронной подписью, направляет их по месту требования. Законодательством о бухгалтерском учете, так же как и налоговым законодательством, предусмотрено равенство первичных учетных документов на бумажном носителе и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Применение электронных документов и электронной подписи на них разрешено при оформлении договоров путем обмена телетайпной, телефонной, электронной или иной связью. Она позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В этом случае между контрагентами заключается соглашение, в котором описываются все правила обмена документами и применение конкретного типа электронной подписи.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность также может формироваться в электронном виде и представляться в налоговые органы, органы государственной статистики, размещаться в сети Internet, направляться другим внешним пользователям. Однако она считается составленной после подписания руководителем хозяйствующего субъекта ее экземпляра на бумажном носителе (п. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Поэтому бухгалтерская (финансовая) отчетность в бумажном виде должна храниться в организации, а отчетность, представленная в электронном виде, заверяется квалифицированной электронной подписью руководителя организации.
Таким образом, достаточно широкое распространение электронного документооборота в бухгалтерской практике повышает актуальность его организации. Одновременно электронный документооборот дает возможность оптимизировать взаимосвязи и взаимодействия между структурными подразделениями организации, усилить контроль за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить и рационализировать работу бухгалтерской службы.
Преимущества электронного документооборота состоят также:
1) в снижении расходов на ведение документооборота в ручном режиме в связи с сокращением численности работников бухгалтерии, уменьшении расходов на техническое обеспечение печатающих, копирующих и других устройств, уменьшении расходов на организацию, оснащение и поддержание мест хранения учетной документации и др.;
2) в сокращении времени документального обмена с партнерами по бизнесу, заключения договоров, решения оперативных вопросов;
3) в оптимизации расходов на ввод данных первичных учетных документов и формирование на их основе регистров, содержащих обобщенную информацию;
4) в усилении контроля за сохранностью документов, имеющих важное правовое значение, путем регулярного копирования и др.
Используемые системы автоматизации документооборота в настоящее время обладают комплексным и универсальным характером. Подсистема электронного документооборота в бухгалтерском учете может быть встроена в системы управления потоками работ, управления электронной документацией организации, управления корпоративной информацией, управления бизнес-процессами в компании, управления взаимодействиями подразделений организации и др. Независимо от применяемой системы автоматизации документооборота для исключения передачи сформированных документов бухгалтерского учета в другую программу используют сервис обмена данными. Он позволяет пользователям работать с традиционным интерфейсом.
В условиях работы в режиме электронного документооборота приказ руководителя организации "Об учетной политике" следует дополнить следующими нормами:
1) о возможности применения бумажных документов бухгалтерского учета и электронных документов, подписанных электронной подписью;
2) о применении видов электронных подписей (простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи, усиленной квалифицированной электронной подписи) на бухгалтерских документах, сформированных автоматически.
Если организация планирует использование электронных документов во взаимоотношениях с контрагентами, то между ними заключается соответствующее соглашение.
Среди возможностей, предоставленных электронным документооборотом в бухгалтерии организации, наиболее принципиальными являются:
1) оптимизация работы с учетными документами на основе разработанного регламента, к которым относятся документы управленческого, финансового и налогового учета;
2) автоматизация работы по формированию структуры и содержания первичных учетных документов и регистров аналитического и синтетического учета:
– разработка его проекта;
– согласование с ответственными лицами;
– экспертиза документа;
3) ведение номенклатуры дел бухгалтерии;
4) создание документов по разработанным шаблонам;
5) автоматизация работы по созданию номенклатуры дел, включающей:
– группировку бухгалтерских документов по заданным признакам;
– их регистрацию;
– сортировку по срокам хранения;
– их учет при формировании номенклатуры дел;
– объединение документов в дела;
6) автоматизация процедуры рассылки документов и их поиска;
7) организация защиты самого документа, его реквизитов от несанкционированного доступа, изменения содержания или удаления реквизитов.
Наряду с рационализацией работы, непосредственно связанной с функционированием в бухгалтерии компонентов документооборота, его автоматизация позволяет производить оперативный обмен документацией минуя электронную почту, а также работать с органайзером, списком персональных поручений.
Предпосылкой использования защищенной и юридически значимой системы электронного документооборота в бухгалтерии является получение сертификата квалифицированной электронной подписи удостоверяющего центра. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Федеральный закон "Об электронной подписи") удостоверяющий центр представляет юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, специализирующихся на создании и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей и других функций, определенных законодательством. Среди них:
– установление сроков действия сертификатов ключей проверки подлинности электронных подписей;
– их аннулирование;
– выдача средств электронной подписи, содержащих ключ электронной подписи и ключ ее проверки;
– проведение проверки электронных подписей по обращениям участников электронного взаимодействия и др. .
Сертификат ключа проверки электронной подписи представляет собой электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий его принадлежность владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи (ст. 2 Федерального закона "Об электронной подписи").
В системе электронного документооборота работа с бухгалтерскими документами происходит через карточку процесса (карточку документа), при заполнении которой автоматически регистрируются ее автор (инициатор процесса) и дата. Задачами, решаемыми в системе электронного документооборота в бухгалтерском учете, являются:
– ввод и формирование реквизитов документов (темы, даты, номера и др.);
– создание версий документов;
– управление этапами их движения (согласования, получения замечаний со стороны лиц, участвующих в таком согласовании, представления резолюций, исполнения документов, учета изменений в сроках их исполнения и др.);
– создание связей с другими документами, участвующими в электронном документообороте;
– осуществление доступа к выполнению маршрута движения документа;
– реализация права на выполнение с этим документом автоматических процедур;
– ведение журнала выполнения работ по нему.
Разработка удостоверяющим центром ключей электронных подписей, их сертификатов ведет к возникновению расходов, обусловленных управленческой деятельностью в субъекте хозяйствования. Такие расходы по нормам п. 9 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, включаются в состав расходов по обычной деятельности. Поэтому включение расходов на оказание услуг удостоверяющего центра в состав себестоимости продукции, работ, услуг организации по данным акта об оказании услуг относится первоначально на сч. 26 "Общехозяйственные расходы", а по окончании отчетного месяца подлежит списанию на сч. 20 "Основное производство". При использовании для учета себестоимости в соответствии с приказом руководителя организации об учетной политике метода "директ-костинг" списание таких расходов со сч. 26 "Общехозяйственные расходы" ведется непосредственно на уменьшение финансового результата деятельности организации следующей бухгалтерской записью: Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет 2 "Себестоимость продаж", К-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы".
Пример. От удостоверяющего центра по акту об оказании услуг общество с ограниченной ответственностью (ООО) "Крост" получило сертификаты ключей электронных подписей соответствующих должностных лиц. Стоимость оказанных услуг составила 14 160 руб., включая в сумме 2160 руб., сумма которого оформлена представленным счетом-фактурой.
Представим записи на счетах бухгалтерского учета в ООО "Крост", исходя из того, что общехозяйственные расходы, в соответствии с учетной политикой организации, включаются в себестоимость продукции, работ, услуг:
1) на стоимость услуг, оказанных удостоверяющим центром по акту и включаемых в себестоимость: Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 12 000 руб. (14 160 руб. – 2160 руб.);
2) на сумму по оказанным услугам в соответствии с полученным счетом-фактурой: Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 2160 руб.;
3) на сумму , принятого к зачету: Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" – 2160 руб.;
4) на стоимость оплаченных услуг, оказанных удостоверяющим центром: Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т сч. 51 "Расчетные счета" – 14 160 руб.
Список литературы
1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
2. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям: Федеральный закон от 28.06.2013 N 134-ФЗ.
3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ.
4. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
5. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99: Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
6. Основные направления налоговой политики Российской Федерации на 2013 г. и на плановый период 2014 и 2015 гг.
С.Н.Поленова
Доктор экономических наук,
доцент
кафедры бухгалтерского учета
в коммерческих организациях
Финансовый университет
при Правительстве Российской Федерации
Следующая запись
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.
Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.
Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98).
Обращаем внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее по тексту - Положение о документах и документообороте), имея при этом в виду, что данный документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Соответственно каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.
Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:
1) первичные документы;
2) учетные регистры;
3) бухгалтерская и налоговая отчетность;
4) график документооборота;
5) хранение документов.
Рассмотрим их подробнее.
Приказ Росжелдора от 11 июня 2008 г. N 183 Об утверждении учетной политики Федерального агентства железнодорожного транспорта
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР
Как уже говорилось выше, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами. Причем, такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Подобные унифицированные формы первичных документов принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата РФ. К примеру:
постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»;
постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 » Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций «;
В учетной политике необязательно указывать тот факт, что предприятие применяет унифицированные формы первичной документации. При этом порядок и сроки представления многих типовых документов также определен на законодательном или нормативном уровне (например, в части расчетов с подотчетными лицами).
Однако при формировании учетной политики и документооборота организации необходимо определить, для каких финансово-хозяйственных операций унифицированные формы не утверждены.
В этих целях для подтверждения совершенных в учете операций, по которым унифицированные формы первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию и утвердить их руководителем организации в форме приказа или распоряжения.
При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете):
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Разработанные организацией внутренние формы первичной документации должны быть в обязательном порядке зафиксированы в его учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения.
В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.
Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.
Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм. полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.
Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства утверждена еще Минфином СССР от 8 марта 1960 г. N 63. Однако с учетом произошедших в бухгалтерском учете изменений она является только рекомендательным документом для применения такого рода формы учета на предприятиях и применяться она должна с учетом письма Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях».
Значительно реже организациями применяется мемориально-ордерная форма учета, при которой на основании данных первичных или накопительных документов составляются мемориальные ордера, отражающиеся в регистрационном журнале (журнале хозяйственных операций), а затем в главной книге.
Предприятиями могут применяться машинно-ориентированные (автоматизированные) формы учета на основе журнально-ордерной или (значительно реже) мемориально-ордерной формы.
Используемая организацией форма учета должна быть отражена в ее учетной политике по бухгалтерскому учету. Кроме того, если предприятием разработаны собственные формы учетных регистров, то они должны быть также отражены в альбоме неунифицированных форм документов.
Обращаем внимание, что организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут выбирать, в каком порядке им отражать учетную информацию:
аналогично другим организациям с применением установленных форм счетоводства для малых предприятий;
по форме счетоводства, установленной для малых предприятий (сокращенной). Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства утверждены приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. N 64н;
по упрощенной системе налогообложения (согласно главе 26.2 части второй НК РФ и пункту 3 статьи 4 Закона о бухгалтерском учете).
Указанные выше обстоятельства также должны быть зафиксированы в учетной политике малого предприятия.
С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет.
При этом данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.
В целом под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.
Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (статья 314 части второй НК РФ):
период (дату) составления;
измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
наименование хозяйственных операций;
подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.
Необходимо также отметить, что Информационным сообщением МНС РФ от 19 декабря 2001 г. «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового Кодекса Российской Федерации» доведены до сведения налогоплательщиков рекомендуемые образцы форм таких регистров.
При этом еще раз обращаем внимание, что организация может такие регистры разработать самостоятельно или взять за основу предлагаемые МНС РФ. Однако в любом случае в учетной политике для целей налогообложения необходимо предусмотреть состав этих форм (либо в виде перечня, если они из числа рекомендованных налоговыми органами, либо в виде приложения (альбома форм налоговых регистров)).
В зависимости от типа и структурной организации предприятия могут существовать некоторые различия и в составляемой ими бухгалтерской отчетности.
Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных статьей 13 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».
Однако, например, субъекты малого предпринимательства могут представлять сокращенный перечень бухгалтерской отчетности (пункт 85 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Организации, имеющие в своем составе структурные подразделения, выделенные на отдельные балансы, либо территориально обособленные подразделения (представительства, филиалы и др.), должны отразить в учетной политике порядок составления консолидированной отчетности в целом по организации (сроки и объемы представления внутренней отчетности структурными подразделениями, состав этой внутренней отчетности, распределение самого процесса учета между бухгалтериями подразделений и главной (централизованной) бухгалтерией и т.п.).
Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета (пункт 91) в случае налич ия у о рганизаций дочерних и зависимых обществ они помимо собственного бухгалтерского отчета составляют сводную бухгалтерскую отчетность, включающую показатели отчетов таких обществ. Методические рекомендации по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности определены приказом Минфина РФ от 30 декабря 1996 г. N 112 (с изменениями от 12 мая 1999 г.).
Такого рода особенности составления бухгалтерской отчетности и представления ее заинтересованным лицам должны быть отражены в учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.
Помимо бухгалтерской организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ.
Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).
В тоже время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления, на предприятии должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.
Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.
Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.
Положением о документах и документообороте в качестве рекомендации приводится следующая форма графика документооборота.
Регламентация документооборота Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398. Информационные выписки. Неформализованные электронные документы Исходящие электронные письма «Обращения»: Входящие извещения от налоговой инспекции.
Налоговая служба утвердила Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – Порядок) Приказом от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. Этот приказ опубликован на портале www.pravo.gov.ru 14.08.2015 и вступил в силу 25.08.2015.
Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых налогоплательщик должен дать ответ.
Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика, если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.
В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:
Обращение;
Информационное сообщение о доверенности;
Квитанция о приеме;
Уведомление об отказе в приеме;
Подтверждение даты отправки;
Подтверждение о дате получения;
Извещение о получении;
Ответ на запрос;
Сообщение об ошибке.
Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронном виде по ТКС осуществляется, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с налоговыми органами в электронном виде по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями Системы.
Основанием для информирования налогоплательщиков и предоставления налоговыми органами информационных услуг в электронном виде по ТКС является запрос (обращение) налогоплательщика (представителя) в электронном виде, подписанный ЭП налогоплательщика (представителя) в налоговый орган по месту учета налогоплательщика.
Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают предоставление налоговыми органами в электронном виде следующих документов:
Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Форма документа утверждена приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н (Приложение № 8,9 к Административному регламенту ФНС России);
Выписка операций по расчетам с бюджетом. Форма документа приведена в приложении № 7;
Перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году. Форма документа приведена в приложении № 8;
Акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, форма которого утверждена приказом ФНС России от 20 августа 2007 г. N ММ-3-25/494@. Документ, предоставляемый по данной услуге, состоит из титульного листа и раздела II акта по заданному списку налогов.
Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.
Формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата RTF, XML, EXCEL. При этом имена файлов формата RTF, EXCEL должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением.rtf, .xls.
При предоставлении информационных услуг налогоплательщику (представителю) в целом по организации формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата XML.
Информационное взаимодействие в электроном виде по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.
Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших (далее – крупнейшие налогоплательщики) (представители) осуществляют информационное взаимодействие в электронном виде по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации взаимодействуют с крупнейшими налогоплательщиками через налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.
Информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа через спецоператора или непосредственно осуществляется в зашифрованном виде за исключением подтверждения даты отправки, подтверждения о дате получения, рассылки со стороны налоговых органов, извещения о получении и сообщения об ошибке.
Документы шифруются отправителем для получателя.
В случае невозможности расшифровать поступивший электронный документ, получатель формирует и направляет адресату-отправителю сообщение об ошибке.
Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронном виде в порядке и в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящими Методическими рекомендациями.
Программно-аппаратные средства налогового органа и специализированного оператора связи, обеспечивающие электронный документооборот, должны функционировать круглосуточно. Временные характеристики выполнения функций (2 часа, 4 часа) действуют при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.
При отправке обращения или запроса в электронном виде по ТКС представителем налогоплательщика доверенность (копия доверенности), подтверждающая право представителя на получение информационных услуг или ответа налогового органа, предоставляется налоговому органу до представления запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.
Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, электронной подписью имеют должностные лица налогоплательщика (представителя), налогового органа, спецоператора, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Информация по запросу (обращению) не представляется налогоплательщику (его представителю) по следующим основаниям:
Направление запроса (обращения) налогоплательщиком (представителем) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по запросу (обращению);
Несоответствие запроса (обращения) налогоплательщика (представителя) установленному формату;
Направление представителем налогоплательщика запроса (обращения) без приложения к нему информационного сообщения о доверенности, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации по запросу;
Дата, по состоянию на которую запрашивается информация, позднее даты запроса; - ЭП налогоплательщика (представителя) отсутствует, владелец ЭП, подписавший запрос (обращение) не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса (обращения) не соответствуют данным владельца сертификата ключа подписи, ЭП не соответствует документу.
В этом случае налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
Ответ на запрос, письмо налогового органа, квитанция о приеме либо уведомление об отказе в приеме, подписывается ЭП должностного лица налогового органа и направляется налогоплательщику (представителю) по ТКС.
В одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период. В одном запросе может быть запрошен только один из документов.
При направлении запроса налогоплательщиком (представителем) на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит «ИФНС» заполняются равными «0000», реквизит «КПП налогоплательщика» не заполняется.
В ответ на запрос на получение информации в целом по организации налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и/или уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика, месту нахождения организации, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.
Дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО) могут заполняться при запросе выписки операций по расчету с бюджетом. В случае не заполнения дополнительных реквизитов, ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика.
«Акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам» предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами «Данные налогоплательщика», «Расхождения», «Результаты совместной сверки».
В запросе на предоставление «Акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам» указание КБК, ОКАТО является обязательным.
Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам формируется в налоговом органе по всем открытым в налоговом органе налоговым обязательствам.
В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам.
Если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по запрошенным КБК и ОКАТО, налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
Если налогоплательщик (представитель) в установленное время не получил в соответствии с документооборотом установленный документ от спецоператора или от налогового органа, то налогоплательщик (представитель) обращается к спецоператору или в налоговый орган для выяснения причин.
Обращение налогоплательщика (представителя) и письмо налогового органа может содержать не более 64 файлов приложений и иметь размер не более 25 Мбайт.
Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Open Document, Open Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.
Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно, процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один-единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, — составляют такой документ, как график документооборота.
О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 г. организации на «упрощенке» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (пп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.
Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение).
Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
— кто является ответственным за создание и передачу документа;
— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
— сколько времени нужно хранить документ в организации .
Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением N 105.
Утверждена приказом N _____
от «__» ___________ 20__ г.
|
Наименование документа |
Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| Количество экземпляров |
Ответственный за выписку |
Ответственный за оформление |
Ответственный за исполнение |
Срок исполнения |
Ответственный за проверку |
Кто представляет |
Порядок представления |
Срок представления |
Кто исполняет |
Срок исполнения |
Кто исполняет |
Срок передачи |
|
Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника — исполнителя графика движения документов.
Сделать это можно путем вручения каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указано, в какое подразделение фирмы и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Следует иметь в виду, что ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль над соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.
Как правило, классификация документов фирмы осуществляется путем объединения их в дела, причем в состав одного дела входят только документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности фирмы. Справочником, позволяющим разобраться в перечне дел, заведенных в организации, является номенклатура дел. В делопроизводстве под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТ Р 51141-98 .
Нужно отметить, что номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации, так как ее практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое законодательство России, а также иные нормативные акты.
Так как номенклатура помимо заголовков дел содержит еще и сроки хранения документов, то фактически ее использование дает организации возможность провести своего рода экспертизу ценности документов на начальном этапе формирования дел.
Кроме того, номенклатура используется и при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Помимо всего прочего отметим, что в соответствии с номенклатурой каждому делу, заведенному в организации, присваивается свой индекс — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение, наносимое на его обложку, в связи с чем ее применение возможно и при разработке системы регистрации документов.
Кулюкина Н.А. Зачем нужен график документооборота и как его составить // Упрощенка. 2012. N 9. С. 24 — 31.