Формы документов по учету товарно-материальных
ценностей в местах хранения

Бланк формы МХ-1. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от организаций-поклажедателей на хранение организации-хранителю. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае

Бланк формы МХ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение и ведется материально ответственным лицом организации - хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

Бланк формы МХ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно - материальных ценностей, принятых организацией - хранителем на хранение. Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации - хранителя по истечении срока хранения товарно - материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр акта остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.

Бланк формы МХ-3. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-4. Журнал учета поступающих грузов

Форма МХ-4 применяется для регистрации товарно - материальных ценностей, поступающих в места хранения (базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств за отчетный период (месяц). Записи в журнале производятся по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных документов.

Бланк формы МХ-4. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-19. Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения

Ведомость применяется в организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Бланк формы МХ-19. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

Отчет применяется для предоставления в бухгалтерию данных о движении товарно-материальных ценностей за отчетный период. Записи в отчете производятся материально ответственными лицами по каждому приходному и расходному документу и остаткам материалов по всей номенклатуре. Отчет подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Бланк формы МХ-20. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20а. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по отдельным партиям

С помощью формы № МХ-20а материально-ответственные лица предоставляют в бухгалтерию данные о движении товарно-материальных ценностей по отдельным партиям за отчетный период. Отчет составляется по каждой номенклатуре материалов с указанием общего количества по приходу и расходу материалов за отчетный период. Форма подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Материальные ценности – основной и важный актив компании. Очень важно организовать в компании четкий контроль за ТМЦ: обеспечивается это прежде всего оформлением документов. Например, составляется акт приема передачи материальных ценностей. Давайте разберемся подробно, кто, когда и при каких обстоятельствах должен составлять акт, есть ли унифицированная форма акта и что грозит работодателю при его отсутствии.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Унифицированная форма бланка законодательством не утверждена. Поэтому компании придется разработать бланк самостоятельно. Не стоит забывать, что законодательством установлены обязательные реквизиты, которые должны быть включены в первичный документ. Таким образом, бланк акта приема-передачи материальных ценностей (и другие документы) согласно федеральному закону должны содержать следующие реквизиты:

• название документа;
• дату, когда бланк был заполнен;
• наименование компании, которая составила этот документ;
• содержание, суть факта хозяйственной жизни;
• величину, в которой измеряется факт хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (обязательно указав единицу измерения);
• акт приема передачи материальных ценностей должен содержать указание должностей лиц, между которыми была совершена сделка, гражданина, который несет ответственность за ее оформление, или же наименование должности гражданина или нескольких граждан, ответственных только за оформление свершившегося события;
• личные подписи всех ответственных лиц с расшифровкой (указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, которые позволяют установить личности данных лиц).

Как пример акта приема передачи материальных ценностей, можно использовать, например, акт о приеме-передаче ценностей на хранение по форме №МХ-1 или иные документы. Унифицированные формы можно дополнить нужными реквизитами или удалить ненужные. Разработанную форму акта необходимо закрепить в учетной политике компании .

Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении

Материально ответственные лица в компании могут меняться или отсутствовать по разным причинам. Необходимо помнить, что само понятие «материальная ответственность работника перед работодателем» обозначает его обязанность возместить работодателю реальный причиненный ущерб. Безусловно, работника можно привлечь к ответственности, но, как правило, работники несут ограниченную ответственность (в пределах среднего месячного заработка).

Поэтому передача ТМЦ при смене МОЛ (материально ответственного лица) обязательно сопровождается проведением инвентаризации – то есть определения реального состояния и количества передаваемых под ответственность другого работника материальных ценностей. Это происходит и в случае увольнения ответственного работника, и в случае его ухода в отпуск. Передача ТМЦ материально ответственному лицу при инвентаризации происходит при участии «старого» ответственного работника и «нового» – того, кто будет его замещать.

Обязанность проведения инвентаризации в таких случаях не зависит от применяемой системы налогообложения. Если правильно не оформить прием-передачу товарно-материальных ценностей, акт о материальной ответственности работника (образец вы найдете в конце статьи), у работодателя в случае причинения ущерба имуществу или его пропажи возникнут трудности с определением виновного лица. Да, договор о полной материальной ответственности действует и во время отпуска работника, ответственность за ценности продолжает оставаться на нем. Передача основных средств от одного МОЛ другому должна быть оформлена корректно, и это не только в интересах работодателя, но и в интересах работника: если что-то произойдет в период отпуска работника – он сможет доказать свое отсутствие и непричастность к пропаже. В таком случае работодателю очень сложно будет найти и доказать причастность действительно виновного лица.

Работодателю необходимо помнить, что для того, чтобы заключить с работником договор о полной материальной ответственности, должность работника должна содержаться в специальном закрытом перечне, утвержденном специальным постановлением Минтруда от 31.12.2002 №85. Если должность работника не указана в перечне, то заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя.

Акт материальной ответственности (бланк), которым будет оформляться передача ценностей от одного работника к другому работнику, можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. Для разработки такого документа можно взять за основу, например, унифицированную форму №ОП-18.

Передаваться товарно-материальные ценности от одного к другому ответственному лицу могут и с помощью еще одной стороны – непосредственно компании -работодателя, которая выступает в данном случае как посредник: компания принимает ценности от «старого» ответственного лица обратно и затем отдает их «новому» под ответственность. В таком случае акт, которым оформляется передача материальных ценностей, оформляется минимум в двух экземплярах (один для работодателя и один для работника) и будет подтверждать передачу имущества компании и отсутствие имущественных претензий к работнику, который увольняется, со стороны компании-работодателя. После этого, для того чтобы передать имущество в «ведение» нового МОЛ, оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей новому материально ответственному лицу.

Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение – документ отражающий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение. После заключения данного акта, вся материальная ответственность передается хранителю. Вместе с ним необходимо составить сделку, в которой будут прописаны оказания услуг. Сделка заключается и подписывается обеими сторонами.

Акт приема-передачи ТМЦ имеет типовую рекомендуемую форму МХ-1, используется достаточно часто, и относится к числу типовых документов. Данная форма может видоизменяться для удобства отражения дополнительной информации. В ней зафиксирован акт, связанный с приемом-передачей тех или иных материальных ценностей на хранение. Его ценность заключается в том, что именно в этом акте фиксируется факт передачи ценности между двумя лицами (от поклажедателя к хранителю)

Поклажедателем считается лицо, которое дает на хранение ту или иную материальную ценность. Хранитель отвечает за то, чтобы принять эту ценность. В акте прописаны все необходимые сведения о ТМЦ и особенности, связанные с их хранением.

Акт приема-передачи материальных ценностей. Образец заполнения

Рассмотрим данные, которые должны в обязательном порядке присутствовать в акте о приеме-передачи ТМЦ:

• ФИО индивидуальных предпринимателей либо физических лиц;
• наименование организации;
• адресс и контактные данные покладежателя и хранителя;
• срок, условия и список ТМЦ переданных на ответственное хранение;
• название акта и дата его заключения;
• подпись обоих участников, печать.

Бланк заполняется с двух сторон, как лицом, которое принимает ценность, так и поклажедателем. Необходимо указать дату составления договора и его порядковый номер. Эти данные прикладываются к самому акту о приеме-передаче. Указывается конкретное место, где будут приниматься ТМЦ. Вместе с этим указывается срок их хранения. Составляется таблица, где будут перечислены все ценности.

После этого необходимо прописать все индивидуальные особенности, связанные с хранением, перечень правил, которые должен соблюдать хранитель ТМЦ для того, чтобы все передать все ценности в полной сохранности. Бланк подписывается обеими сторонами, вместе с подписями необходимо поставить печать.

В организации увольняется МОЛ. За ним числятся имущество, учитываемое на забалансовых счетах (инструмент, спецодежда, основные средства менее 40 000 рублей) Каким документом оформить передачу с одного МОЛ на другого?

При смене МОЛ нужно провести инвентаризацию и передать ТМЦ, учитываемые на забалансовых счетах, по акту приема-передачи новому материально ответственному лицу. Форма акта не регламентирована. Поэтому Вам нужно разработать такой документ самостоятельно (образец представлен ниже). В акт приема-передачи включите обязательные реквизиты первичного документа, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011г. №402-ФЗ.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Главбух и кадровая работа

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника

Светлана Амплеева, эксперт журнала «Главбух»

Провести инвентаризацию

Смена материально ответственного лица – это как раз тот случай, когда обязательно проводят инвентаризацию. В ходе ревизии проверяют имущество, за которое отвечал человек. Такие правила прописаны в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Напомним, что инвентаризацию проводят согласно Методическим указаниям, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Порядок следующий. Руководитель приказом назначает комиссию. До начала проверки ответственный работник сдает председателю комиссии последние составленные им бумаги: приходные и расходные кассовые документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

После того как председатель проверит и завизирует такие документы, бухгалтерия сверяет остатки по учетным данным. При этом материально ответственный работник дает расписку о том, что к началу инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Обязательно указывается, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Затем члены комиссии проверяют наличие имущества и денег, ранее закрепленных за человеком (в зависимости от того, кто меняется: кассир, кладовщик, продавец). Результаты заносят в инвентаризационные описи или акты (формы № ИНВ-1 , № ИНВ-3 и др.). Выявленные недостачи или излишки отображают в сличительной ведомости.

Повторимся, что в случае недостачи виновник (то есть сменяемый материально ответственный работник) должен возместить причиненный ущерб в полном размере. Если добровольно выплачивать сумму ущерба человек откажется, задолженность можно взыскать из зарплаты. Или если человек увольняется и последних выплат при увольнении недостаточно для погашения долга, взыскать ущерб можно через суд в течение года ().

Но обратите внимание: сотрудник возмещает ущерб полностью только при недостаче ценностей, вверенных ему по договору. В других случаях он отвечает на равных основаниях с остальными работниками. Допустим, если выявлена нехватка денег в кассе, с кассира взыщут всю сумму недостачи. А если он же по неосторожности сломает офисный телефон, то возмещать ущерб он будет только в пределах среднего заработка, как и любой сотрудник.

Заключить новый договор о полной материальной ответственности

Прежде чем передать все бумаги и имущество под полную ответственность нового сотрудника, с ним надо заключить соответствующий договор. Напомним, что такой документ можно оформить только с совершеннолетним сотрудником ().

Передать ценности новому материально ответственному лицу

Итак, инвентаризация завершилась, и новый материально ответственный сотрудник подписал все бумаги. Теперь сменяемый дает расписку, подтверждающую, что имущество проверили в его присутствии и никаких претензий к членам комиссии он не имеет. Для этого предусмотрен отдельный раздел в инвентаризационной описи (акте). Расписаться надо в трех экземплярах описи: один передается в бухгалтерию компании, второй и третий – остаются у каждого из материально ответственных лиц. Затем имущество передается преемнику. Этот факт нужно зафиксировать документально. Лучше составить отдельный акт, где подробно перечислить передаваемое имущество (см. образец).

Главное, о чем важно помнить

1. Материально ответственный работник полностью возмещает компании сумму ущерба, если испортил вверенное ему имущество. Но таким сотрудником считается только тот, чья должность есть в специальном Перечне и с кем компания заключила договор о полной материальной ответственности.

2. При смене материально ответственного работника обязательно надо провести инвентаризацию вещей, за которые он отвечал.

3. Прежде чем передать все бумаги и имущество новому ответственному работнику, с ним надо заключить договор о полной материальной ответственности и внести отдельный пункт в трудовой контракт.

Это быстро и бесплатно!

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение , в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

• дополнительном соглашении к договору ;
• должностной инструкции ;
• локальных нормативных актах учреждения .

Как производится инвентаризация?

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию . Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

• работников административного органа ;
• сотрудников – бухгалтеров ;
• иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

• Приказ о смене материально-ответственного лица.
• Приказ о том, что проводится инвентаризация.
• Инвентаризационные описи.
• Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
• между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

• Наименование учреждения.
• Наименование документа.
• Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
• После руководителем вставляется слово «приказываю».
• Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.

Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18 . Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

• название документа;
• день заполнения бланка;
• название фирмы, составившей данный документ;
• наименование бланка;
• ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
• перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
• персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.