С кассиром в обязательном порядке заключается. Заключаем договор с кассиром

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры, старшие кассиры (при наличии нескольких кассиров) или сам руководитель организации.

Если организация нанимают на работу кассира, после издания соответствующего приказа (решения, иного распорядительного документа) данного работника необходимо ознакомить под роспись с его должностными правами и обязанностями, т.е. он должен подписать должностную инструкцию, которая разрабатывается и утверждается в соответствии с нормами Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. После этого с кассиром или кассовым работником, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, т.е. подписан. Это значит, что сумма недостачи взыскивается с материально-ответственного лица в полном объеме.

Обязательным является соблюдение нормы Трудового кодекса РФ: договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается в письменной форме с работниками не моложе 18 лет. При этом работники должны занимать должности или выполнять работы, при которых им непосредственно вверяются денежные и материальные ценности. Таким образом, договор о полной индивидуальной материальной ответственности не может быть заключен, например, с охранником.

Договор составляется в двух экземплярах: один передается кассиру, второй ‒ в бухгалтерию (или в отдел кадров). Действие договора распространяется на все время работы кассира с вверенными ему ценностями организации. По истечении срока действия договора его следует хранить в архиве в течение 5-ти лет.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

На основании должностной инструкции и договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассир обязан выполнять трудовые функции:

− получать наличные деньги в банке и сдавать наличные деньги в банк или инкассатору;

− не выдавать наличных денег из кассы при отсутствии у получателя соответствующих документов или при предъявлении документов, неверно оформленных или просроченных;

− докладывать непосредственному руководителю обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

− осуществлять операции по приему, выдаче и хранению денежных средств и денежных документов;

− вести кассовую книгу и журнал учета выданных раздатчикам денег на выплату зарплаты и других выплат;

− контролировать своевременность сдачи в кассу раздатчиками оплаченных ведомостей на выплаты работникам и проверять правильность их оформления;

− составлять отчет кассира ежедневно.

Кассир несет ответственность за:

− невыполнение своих функциональных обязанностей;

− недостоверность информацию о состоянии выполнения работы;

− невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя организации;

− непринятие мер по пресечению выявленных нарушений хранения денежных средств и денежных документов (правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу);

− несоблюдение трудовой дисциплины;

− утрату, порчу, недостачу денежных средств и денежных документов в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам установлен Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П).

Сначала в подразделение инкассации банка представляем образцы оттисков пломб, которыми будут опломбировываться инкассаторские сумки.

Образцы заверяются руководителем кредитной организации или его заместителем. Первый экземпляр заверенного образца передается торговой организации для предъявления инкассаторским работникам при получении ими сумок с наличными деньгами, второй - выдается работникам кредитной организации, осуществляющим прием сумок с наличными деньгами от инкассаторов.

На каждой сумке проставляется порядковый номер. Банк ведет в произвольной форме список организаций, сдающих сумки с наличными деньгами, с указанием в нем наименований организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок.

Кроме подготовки пломб и сумок ежемесячно на каждую организацию для инкассации денежной наличности выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

Кассир организации должен к каждой сдаваемой в банк сумке с денежной наличностью выписать ведомость, накладную и квитанцию, имеющие одинаковый код формы документа по ОКУД 0402300.

Инкассатор предъявляет кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир организации в свою очередь предъявляет образец оттисков пломб, сумку с ценностями и оформленную препроводительную ведомость (Приложение 8 к вышеуказанному Положению).

Инкассатор в присутствии кассира организации проверяет целость сумки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения документов и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения.

Затем инкассатор проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке (Приложение 9 к Положению), номера сумки, указанного в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами, после чего подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке кассиру организации.

Принесенная инкассатором порожняя сумка остается в организации.

Она будет использована для подготовки наличности к сдаче на следующий день, а сумка с деньгами забирается инкассатором.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке.

В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью.

Если организация самостоятельно отвозит деньги в банк, то ведомость вкладывается в сумку с наличными деньгами, а накладная к сумке и квитанция к сумке представляются в банк вместе с сумкой.

Кассир должен опломбировать сумку так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются уполномоченному работнику банка, который осуществляет их приемку и оформление.

Банковский работник проверяет соответствие записей в накладной к сумке и квитанции к сумке, если сумка с наличными деньгами принимается от организации, и составляет журнал (код по ОКУД 0402301).

При выявлении несоответствия записей в накладной и квитанции к сумке, сумка с наличными деньгами, а также документы к ней (накладная и квитанция) возвращаются организации.

Внесение исправлений в препроводительную ведомость к сумке не допускается.

Таким образом, по окончании рабочей смены кассир-операционист

• снимает Z-отчет ККТ в присутствии старшего кассира
• заносит данные о выручке в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4)
• составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6)
• сдает деньги старшему кассиру (руководителю) вместе со справкой-отчетом

Старший кассир

• принимает деньги по приходному кассовому ордеру, подписанному в бухгалтерии и зарегистрированному в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
• вносит приходную запись в кассовую книгу (форма N КО-4);
• по приезду инкассатора передает ему сумку с наличностью, накладную к сумке и препроводительную ведомость, заполняет явочную карточку инкассатора;
• получает от инкассатора подписанную препроводительную ведомость
• подписывает в бухгалтерии расходный кассовый ордер на сданную выручку и вносит расходную запись в кассовую книгу (форма N КО-4)
• в конце дня передает в бухгалтерию отчет кассира с кассовыми ордерами и прилагаемыми к ним документами.

Бухгалтер на основании этих документов отражает в учете: поступление выручки в кассу: Дт 50-1 "Касса организации" Кт 90-1 "Выручка";

Что касается материальная ответственность кассовых работников, то с кассиром должен быть заключен трудовой договор и договор о материальной ответственности.

Статья 244 ТК РФ определяет, что письменные договоры о полной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

В Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85), упомянуты кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Итак, с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Если договор о полной материальной ответственности по каким-то причинам не был заключен, работник несет ответственность лишь в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Статья 247 ТК РФ определяет, что до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Сегодня кассовые аппараты применяются даже в самых нетипичных отраслях. О том, как бухгалтеру построить свою работу с кассиром и органами контроля, рассказали на семинаре Налоговой академии – уполномоченного учебного центра МНС.

Читайте правила

По мнению всех присутствовавших на семинаре, одна из главных головных болей бухгалтера, шефствующего над ККТ, – это недисциплинированность кассира. Чтобы быть во всеоружии, участникам порекомендовали вспомнить о Типовых правилах эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином в письме от 30 августа 1993 г. № 104.

Самые главные пункты правил, безусловно, касаются отчетов ККМ. Утром работник должен посмотреть, много ли лент в кассовом аппарате, снять отчет X, который показывает обнуленную выручку. Как выяснилось, не во всех организациях кассиры умеют заправлять контрольную ленту. Поэтому нужно обязательно обучить своих сотрудников этому. Контрольная лента является первичным документом и должна храниться пять лет. По требованию налоговой в журнале кассира-операциониста отражаются все отчеты Z, они вносят запись внутрь машины. Отчет Z запрещено бесконтрольно снимать в течение дня.

Для главного бухгалтера немаловажно постоянно контролировать визиты мастера центра технического обслуживания. После того как он осмотрел машину, желательно снять отчет Х. Отсутствие на кассе пломбы налоговая рассматривает как вскрытие ККМ, а это грозит организации штрафом в 30 тысяч рублей. Поэтому за исполнением правил нужно четко следить.

Как вести себя при проверке

Если в организацию пришла проверка, вы должны знать, что инспекторы обязаны представить вам приказ. В нем должны быть указаны срок, ФИО проверяющих и предмет проверки. Прежде чем пускать на порог непрошеных гостей, нужно проверить все данные – даже ошибки в написании адреса в акте могут позволить вам избежать проверки.

Плановые ревизии инспекторы проводят не чаще одного раза в два года в присутствии руководителя. Кроме того, если к организации нет никаких замечаний, то у инспектора нет оснований через год вернуться в фирму с внеплановой проверкой. Она призвана проконтролировать, были ли устранены нарушения, обнаруженные во время плановых мероприятий.

Правда, внеплановые проверки могут проводиться и по жалобам, поступившим в Департамент потребительского рынка и услуг. В этом случае инспекторы должны показать телефонограмму или письмо, на основании которых они совершают свой визит. Проверяющим кассир обязан предоставить любую информацию и совершить любые действия, которые потребуют сотрудники налоговых органов: снять кассу, сличить выручку, посмотреть журнал кассира-операциониста.

В акте по результатам проверки должна непременно стоять подпись кассира. Если сотрудник с чем-то не согласен, он вправе отметить это в документе. Там же нужно обязательно указать и то, что в момент проверки отсутствовала администрация фирмы.

Что лучше – излишки или недостача?

На этот вопрос участники ответили хором: «Недостача!» Ведь она может случиться и по неопытности кассира. В любом случае с ним заключен договор о материальной ответственности и эти деньги сотруднику придется вернуть.

А вот обнаружение излишков позволит инспектору составить о предприятии или кассире мнение как о нечистом на руку. Излишки считаются с любой суммы вплоть до копеек. Соответственно никаких лишних, в том числе личных, денег в кассе быть не должно. В противном случае фирме грозит штраф. Он рассчитывается как трехкратный размер от суммы, не оприходованной по кассе. Например, если в кассе 25 тысяч рублей, а по отчету семь тысяч, то сумма штрафных санкций составит: (25 000 руб. – – 7000 руб.) x 3 = 54 000 руб.

Пусть штрафы платит кассир

Если ваш кассир все время совершает одни и те же ошибки и вы устали делать ему замечания, заставьте сотрудника прочесть правила работы и эксплуатации ККМ и подписаться под ними. А лучше не жалейте денег и отправьте неопытного сотрудника на обучающие курсы, где ему выдадут «корочку». Многие фирмы поступают именно так с тех пор, как арбитражная практика показала, что можно взыскать штраф не с организации, а с кассира. В постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 22 апреля 2003 г. № 12-128/03-С43 сказано, что фирмой были созданы все условия для правильного ведения денежных расчетов с населением с применением бланков строгой отчетности, соответствующие бланки имелись у кассира, которая их не использовала, хотя была ознакомлена с правилами торговли и своими должностными обязанностями.

Вместо 30 тысяч рублей штрафа, наложенного на компанию за неприменение ККТ и бланков строгой отчетности, арбитры предписали оштрафовать кассира. Такое взыскание, как правило, ограничивается суммой 1500–2000 рублей.

Пластиковые особенности

Кассовый аппарат используется не только при наличных расчетах, но и при расчетах с использованием платежных карт. Чтобы ввести для клиентов услугу оплаты кредитками, нужно заключить договор на обслуживание с банком. Сотрудники банков должны обучить кассиров и выдать правила, по которым они будут работать с карточками. Очень часто банковские служащие своими обязанностями пренебрегают, и кассиру приходится учиться у коллег. Как призналась одна из участниц семинара – ресторанный бухгалтер, в их организации большая текучка кадров. В таком случае при оформлении договора нужно настаивать на постоянном обучении персонала.

Одним из камней преткновения между кассиром и покупателем может стать паспорт. Кассир может требовать у клиента документ только в исключительных случаях, и каждый потребитель это знает. Однако это не означает, что нельзя проконтролировать добросовестность покупателя, ведь на каждой карте должна быть личная подпись ее владельца. Поэтому кассир может сверить подпись на карте с подписью на слипе. Это правило может также воспитать у кассира привычку внимательно относиться к подписи покупателя. Ведь если клиент забыл расписаться в слипе, то услугу за него фактически оплатил кассир. Об этом, кстати, не знали присутствовавшие бухгалтеры.

Только кассовый чек является первичным документом, и при его отсутствии покупатель ничем не может подтвердить свои расходы перед налоговой и возместить НДС. По этой причине многие организации в результате отказа от ККТ и перехода на безналичный расчет теряют отдельных контрагентов. А ведь в применении кассы, как показал семинар, нет ничего страшного, если правильно наладить работу кассира.

Благодарим за помощь в подготовке материала Налоговую академию – уполномоченный учебный центр МНС.

Кассовая ловушка

На рынке производителей ККТ недавно прошумел скандал – в продаже появились под видом бывших в употреблении абсолютно новые машины. Эти ККМ не оборудованы ЭКЛЗ и снабжены документами, согласно которым они якобы были выпущены до 2005 года. Бухгалтеры, купившие такие кассы, выкинули деньги на ветер и теперь вынуждены снова приобретать ККМ. С вопросом о том, как распознать такую кассу, мы обратились в Российскую ассоциацию центров технического обслуживания ККМ.

Итак, касса, не оснащенная ЭКЛЗ и снабженная документами, согласно которым она была выпущена до 2005 года, должна содержать следующие визуально распознаваемые маркеры:

1. Голограмма Госреестра должна быть датирована не позже 2004 года.
2. Дата производства ККМ, указанная на стикере (шильдике) «Заводской номер ККМ» и в формуляре, должна быть не позднее 2004 года.
3. От первичной фискализации ККМ должно пройти не более семи лет.
4. В наименовании кассы ККМ (на стикере и в формуляре) должна присутствовать литера «Ф».

Касса должна быть ранее фискализирована – это означает, что у аппарата подключена фискальная память и касса опломбирована. При покупке необходимо проверить дату ее первичной фискализации. Это можно сделать через печать фискального отчета либо по отметке в формуляре. Хотя как показывает практика, эти признаки могут элементарно подделать как производители, так и центры технического обслуживания ККМ.

Единственный стопроцентный способ проверить кассовый аппарат – это посмотреть в формуляре ККМ номер налоговой инспекции, которая проводила первичную фискализацию кассы, и обратиться к инспекторам за подтверждением информации.

В настоящее время фискализация ККМ с неистекшим нормативным сроком амортизации налоговыми органами производится в соответствии с письмом Минифина от 8 июня 2006 г. № 03-01-15/4-124. Бухгалтерам стоит его внимательно изучить.

Как оформить размен?

1 вариант . Старший кассир каждый день выдает расписку: «Старший кассир Петрова выдала кассиру Ивановой 500 руб. на размен». Это фиксируется по форме № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

2 вариант . На год издается приказ о выдаче кассиру определенной суммы на размен. Это делается в случае, если кассы организации находятся в разных местах. Например, если бухгалтер работает в сети магазинов.

Екатерина ВЛАСОВА

Фирма приняла на работу кассира. Нужно ли в его трудовом договоре отразить положения о полной материальной ответственности? И может ли работник отказаться заключать договор о полной материальной ответственности? Поговорим об этом подробнее.

Договор обязателен

В пункте 32 Порядка ведения кассовых операций отмечено, что после назначения на работу кассира руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с данным Порядком. После этого с работником заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании пункта 33 Порядка кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кроме того, должность кассира указана в перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми фирма может заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Перечень утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Таким образом, должность кассира предполагает заключение с ним указанного договора в обязательном порядке. Выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией кассира-операциониста. И это оговорено при приеме его на работу.

А потому, раз в соответствии с действующим законодательством с работником может быть заключен договор о полной материальной ответственности (и работник об этом знал), отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями. Об этом сказано в пункте 36 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Что нужно включить в трудовой договор

Обязательные условия, которые должны содержаться в трудовом договоре, установлены статьей 57 Трудового кодекса РФ. Там есть пункт – «другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права».

Материальная ответственность работника является одной из норм трудового права, которая регулируется главой 39 Трудового кодекса РФ. Поэтому в договоре, заключенном с кассиром, должны быть зафиксированы положения о его полной материальной ответственности.

Впрочем, устанавливать все положения о материальной ответственности прямо в договоре с кассиром-операционистом необязательно. Так, можно закрепить обязательства сторон заключить договор о полной материальной ответственности, который в свою очередь будет неотъемлемой частью трудового договора. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению № 85.

В заключение отметим: если прежний трудовой договор не содержит каких-либо обязательных (по новым правилам) условий, то нет причин для его расторжения или признания недействительным. Его просто можно дополнить.

Причем недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме. Они также будут признаны неотъемлемой частью трудового договора. Основание – статья 57 Трудового кодекса РФ.

Кто может работать кассиром

Статьей 244 Трудового кодекса РФ предусмотрены ограничения для заключения договора с работником о полной материальной ответственности. Так, например, он должен быть не моложе 18 лет, он непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество. Таким образом, поскольку заключение договора о полной материальной ответственности с кассиром обязательно, делаем вывод: принимать на должность кассира-операциониста лиц моложе 18 лет нельзя.

Ответьте пожалуйста. Если есть касса на предприятии обязателен ли кассир? Заместитель главного бухгалтера не отказывается вести кассу. Обязательно ли в этом случае оформлять совмещение или совместительство. Или просто просто дописать эти функции в трудовой договор? И обязателен ли договор о материальной ответственности?

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно п. 4 УКАЗАНИЯ ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У допускается ведение кассовых операций как кассиром, так и иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми тот должен ознакомиться под роспись.

При этом, если штатным расписанием организации предусмотрена должность кассира , то заместителю главного бухгалтера возможно оформить внутренне совместительство или совмещение по должности кассира. Выбор того или иного варианта зависит от того, в какое время сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ) за дополнительную плату (ст. 151 ТК РФ). Для оформления совмещения с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ в произвольной форме. Подробнее об этом см. п. 1 Подборки .

Если штатным расписанием предприятия должность кассира не предусмотрена , то чтобы возложить функции кассира на заместителя главного бухгалтера, нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию сотрудника. Сделать это можно только с согласия сотрудника. Подробнее об этом см. п. 2 Подборки.

Кроме того, с сотрудником, исполняющим обязанности кассира, целесообразно подписать договор о полной материальной ответственности, т.к. кассир - это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, и статей 242 и 244 Трудового кодекса РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить совмещение профессий (должностей)

Условия для совмещения

При каких условиях сотрудник может совмещать профессии (должности) в организации

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа оплачивается и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности ().

При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. , ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (в произвольной форме) о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.

Также следует помнить, что сведения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, увеличении объема работ, исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, не вносят в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку ( , п. , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Вопрос из практики: нужно ли каждый раз оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно заключить один раз, если у сотрудника периодически увеличивается объем работ

Дополнительное соглашение необходимо оформлять на каждый случай увеличения объема работ.

Под увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (). При этом следует отличать увеличение объема работ от временного исполнения обязанностей по иной должности (профессии, специальности), когда у сотрудника частично (или полностью) изменится трудовая функция. Признавать такие работы увеличением объема работ нельзя. При временном увеличении объема работ сотрудник за счет интенсивности труда увеличивает объем выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ и т. п.), а сам интенсивный труд имеет временный характер.

В этой связи для оформления увеличения объема работ необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Такое соглашение определяет не только содержание, объем, размер дополнительной оплаты за установленное увеличение, но и срок будущей работы (ст. , ТК РФ). Поэтому оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо каждый раз, когда возникает необходимость увеличить сотруднику объем работы.

Вопрос из практики: на какой максимальный срок можно установить совмещение

Трудовой кодекс РФ не устанавливает максимальной продолжительности срока совмещения (). Поэтому стороны вправе установить совмещение на любой срок, определенный ими самостоятельно.

Если совмещение устанавливают сотруднику со срочным трудовым договором, то во избежание спорной ситуации и признания договора бессрочным срок совмещения не должен превышать срока самого трудового договора, и лучше сразу зафиксировать его в соглашении о совмещении. Иначе работодателю придется отслеживать срок дополнительно, чтобы предупредить сотрудника о прекращении совмещения не позднее чем за три дня до окончания срочного трудового договора ().

Вопрос из практики: является ли изменением трудовой функции расширение обязанностей в рамках занимаемой сотрудником должности

Ответ на данный вопрос зависит от того, входят новые обязанности в объем ранее закрепленных функциональных обязанностей сотрудника или нет.

Трудовая функция - работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы (). Трудовая функция определяется либо , либо сотрудника (). Степень конкретизации обязанностей и отражения трудовой функции работников законодательство не устанавливает. Данный вопрос работодатель решает по своему усмотрению.

Поэтому если при расширении обязанностей сотрудника новые (расширенные) обязанности укладываются в тот функционал, который закреплен в трудовом договоре (инструкции), то смены трудовой функции не происходит. Если же новые обязанности выходят за рамки установленных, и требуется внесение изменений в трудовой договор (инструкцию), то расширение будет являться изменением трудовой функции, даже если эти обязанности увеличиваются в пределах той же должности (профессии).

Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции, то работодателю необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы, пересмотреть должностной оклад или установить доплату.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ и подтверждается судебной практикой (см., например, ).

Ограничение по должностям при совмещении

Может ли сотрудник совмещать одноименные должности

Совмещать одноименные должности (профессии) сотрудник не может. Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности. Этим совмещение профессий (должностей) отличается от временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При временном исполнении обязанностей сотрудник может исполнять обязанности как по одноименным, так и по разным должностям (профессиям). Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, ограничения на совмещение должностей предусмотрены в отношении руководителя организации. А именно:

• руководитель не должен входить в состав органов, осуществляющих функции контроля и надзора в данной организации. То есть он не может совмещать обязанности ревизора, аудитора и т. п.;
• руководитель не может совмещать должность главного бухгалтера. Это ограничение не распространяется на организации малого и среднего предпринимательства, при условии что они не относятся к кредитным. Руководителю кредитной организации совмещать должность главбуха запрещено во всех случаях.

Такой порядок предусмотрен статьи 276 Трудового кодекса РФ, а также Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Вопрос из практики: может ли сотрудник совмещать больше двух должностей в одной и той же организации

Да, может.

В трудовом законодательстве нет ограничений по количеству должностей, которые может совмещать один и тот же сотрудник (). Поэтому сотрудники вправе совмещать больше двух должностей в одной и той же организации.

Исключение составляют случаи, когда действует . Например, руководитель организации не может совмещать должность главного бухгалтера в кредитной организации ( , ).

Вопрос из практики: можно ли совместителю установить работу в режиме совмещения

При этом следует помнить, что работу в режиме совмещения совместитель будет выполнять в течение времени, определенного его трудовым договором. А время работы совместителя может составлять не более четырех часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени за один месяц (другого учетного периода) ().

Оформление совмещения новичку

Как установить совмещение профессий (должностей) новому сотруднику

Отдельный трудовой договор на совмещение с сотрудником оформлять не нужно.

Если совмещение устанавливается новому сотруднику при приеме на работу, то в трудовом договоре с ним отразите как условия выполнения основной работы, так и условия выполнения работы по совмещению. На основе договора и укажите в нем на совмещение профессий (должностей).

Вопрос из практики: как отразить условие о совмещении профессий в приказе о приеме на работу по форме Т-1

В строке «Условия приема на работу, характер работы» приказа по укажите: «На условиях совмещения с должностью (наименование должности)». Форма приказа о приеме на работу утверждена .

Оформление совмещения уже работающему сотруднику

Как установить совмещение профессий (должностей) уже работающему сотруднику

Если совмещение устанавливается уже работающему в организации сотруднику, обязательно получите его согласие на совмещение (). Согласие сторон на совмещение оформите в виде (). В нем укажите:

• работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;

Такие требования к оформлению совмещения предусмотрены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении профессий (должностей). Типовая форма такого документа законодательством не предусмотрена, поэтому приказ составьте в .

Вопрос из практики: нужно ли вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о совмещении профессий (должностей)

В трудовую книжку работодатель вносит сведения о сотруднике, выполняемой им основной работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также сведения о награждениях ( , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

При этом ни один из документов, регламентирующих порядок заполнения трудовых книжек ( , утвержденные , утвержденная ), не предусматривают внесение записей о совмещении должностей (профессий).

Таким образом, вносить запись о совмещении должностей (профессий) в трудовую книжку не нужно.

Вопрос из практики: какую должность должен указывать сотрудник, который работает на условиях совмещения, при подписании документов: основную или по совмещению

Совмещение профессий (должностей) оформляют к трудовому договору. На основании допсоглашения издают . Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) будет являться подтверждением его полномочий в рамках совмещаемой деятельности.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ.

Пример оформления совмещения должностей

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась совмещать свою должность с должностью главного бухгалтера. На основании к трудовому договору руководитель организации издал о совмещении должностей.

Договор о полной материальной ответственности

Нужно ли заключить договор о полной материальной ответственности, если должность (профессия) которую будет совмещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание товарно-материальных ценностей

Если должность (профессия), которую будет совмещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание или использование денег, товаров, а также иного имущества работодателя, то дополнительно с сотрудником ().

Доплата за совмещение

Как оплачивать работу сотрудника, который совмещает профессии (должности)

При совмещении профессий (должностей) сотруднику дополнительно к его заработку .

Отмена совмещения

Как отменить совмещение

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении. О досрочном прекращении работы в режиме совмещения профессий (должностей) сотрудника нужно уведомить в не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три рабочих дня. Такой порядок предусмотрен статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Вопрос из практики: нужно ли оформить увольнение или перевод, если требуется отменить сотруднику совмещение

Нет, не нужно.

В этом случае ни об увольнении, ни о переводе речи не идет. При совмещении отдельный трудовой договор не заключается и запись в трудовую книжку сотрудника не вносится ( , Инструкции, утвержденной ). Совмещение оформляется на определенный срок по соглашению сторон с изданием приказа руководителя. По истечении этого срока сотрудник прекращает работу по совмещаемой профессии (должности) и продолжает исполнять только ту работу, которая предусмотрена трудовым договором. Как организация, так и сотрудник вправе досрочно отказаться от совмещения, письменно известив об этом другую сторону не позднее чем за три рабочих дня. Такой порядок установлен Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

• способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
• характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать ).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

• должностной инструкции в новой редакции;
• или (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите руководителя организации и .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите руководителя организации и в общем порядке .

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из .

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника . А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.